Boas Práticas para controle de dados

Na verdade, este cenário demonstra uma total falta de processos na empresa onde você trabalha.
São os processos que definem este tipo de coisa (como a informação deve tramitar), de quem para quem, onde ela deve ser concentrada, etc.
O pior (e o cenário mais comum) é que já deve existir um padrão de projetos e de processos, porém, não se utiliza.

Você pode tomar a iniciativa de questionar se existe alguma metodologia de processos e, havendo, começar a seguir. Sugerir para os responsáveis o uso da mesma, colocando fatos. Apenas dizer “são padrões e devem ser seguidos” não é a maneira mais fácil de convencer as pessoas a mudarem seus hábitos.

Como o amigo falou, o problema não parece ser tecnologia, mas sim processo. O nome disso que você quer é governança de dados:

Muito obrigado, vou dar uma pesquisada.