Java Workflow com Outlook

Bom dia pessoal!

Estou querendo desenvolver o seguinte cenário e gostaria de opiniões e exemplos…
Preciso desenvolver um sistema de workflow onde terei um servidor de aplicação responsável por controlar algumas tarefas.
Este servidor rodará com Java, e uma das situações será o envio de um e-mail para o usuário onde ele poderá aceitar ou recusar determinada tarefa(algo parecido com o agendamento de reunião do Outlook).
Consigo me comunicar com Outlook, mas gostaria que o Outlook se comunicasse comigo, sem a necessidade de, através de um link, abrir um navegador e chamar um servlet por exemplo.

Sugestões?
Att.